Quy trình xuất khẩu hàng hóa

Xuất khẩu là một trong những khía cạnh quan trọng, góp phần thúc đẩy tăng trưởng kinh tế của đất nước. Không chỉ vậy, thông quá hoạt động này các doanh nghiệp còn có thể mở rộng thị trường, gia tăng doanh thu và lợi nhuận. Chính vì thế, việc nắm rõ quy trình xuất khẩu hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu những rủi ro khi thông quan kiện hàng ra thị trường nước ngoài. Trong bài viết này, Sky Group Logistics sẽ cung cấp thông tin về quy trình xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp chi tiết.

Xuất khẩu hàng hóa và tầm quan trọng của xuất khẩu hàng hóa

Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật. Công đoạn này sẽ được thực hiện bởi các cá nhân hay doanh nghiệp có nhu cầu thị trường hoặc sản xuất ở một quốc gia và bán hàng hóa cho quốc gia khác.

Xuất khẩu hàng hóa đóng góp rất lớn vào nền kinh tế của một quốc gia. Nó giúp tăng doanh thu và lợi nhuận của các doanh nghiệp, cải thiện thị trường lao động, tăng thu nhập cho người dân và đóng góp vào ngân sách quốc gia.

Ngoài ra, xuất khẩu hàng hóa còn giúp thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cải thiện cơ sở hạ tầng.

Đối với các doanh nghiệp, xuất khẩu hàng hóa là một cơ hội để mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng doanh số và lợi nhuận, đồng thời giúp giảm thiểu rủi ro do phụ thuộc vào thị trường nội địa.

Tuy nhiên, để có thể xuất khẩu hàng hóa thành công, các doanh nghiệp cần đầu tư vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm, cải thiện quy trình sản xuất và vận chuyển, và tìm kiếm các đối tác kinh doanh đáng tin cậy trên thị trường quốc tế.

Hồ sơ trong quy trình xuất khẩu hàng hóa gồm có gì?

Hồ sơ trong quy trình xuất khẩu hàng hóa là một trong những tài liệu quan trọng, quyết định đến việc thông quan hàng hóa có thành công hay không. Để chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, các doanh nghiệp cần nắm rõ các loại giấy tờ cần thiết, cụ thể như sau:

• Tờ khai hải quan
• Hóa đơn thương mại hoặc các chứng từ khác có giá trị tương đương đối với trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán.
• Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành theo quy định.
• Giấy phép xuất khẩu hoặc Giấy tờ cho phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền đối với kiện hàng hóa xuất khẩu thuộc diện quản lý theo giấy phép.
• Giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy tờ chứng từ khác theo quy định của pháp luật về quản lý, kiểm tra chuyên ngành.
• Trong trường hợp Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành được sử dụng nhiều lần trong thời hạn hiệu lực thì doanh nghiệp chỉ cần nộp 01 lần chi cho Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên.
• Trong trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định nộp bản chụp hoặc không quy định cụ thể bản chụp hay bản chính, thì doanh nghiệp được nộp bản chụp.
• Giấy tờ chứng từ chứng minh doanh nghiệp có đủ điều kiện xuất khẩu kiện hàng hóa theo quy định của pháp luật (Nộp 01 lần khi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên).
• Hợp đồng ủy thác đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu lô hàng thuộc diện phải có Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, Giấy phép xuất khẩu hoặc các chứng từ chứng minh doanh nghiệp đủ điều kiện xuất khẩu kiện hàng theo quy định của pháp luật, mà bên nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của bên giao ủy thác.Chi phí xuất khẩu hàng hóa gồm loại phí nào?

Quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết

Các bước cơ bản trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bao gồm:

Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương

Trước khi ký kết hợp đồng ngoại thương, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ càng bởi vì công đoạn này là khâu quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Cụ thể, doanh nghiệp cần phải tiến hành nghiên cứu thị trường, lập phương án kinh doanh và tìm ra các phương pháp kiểm tra, tính giá hàng xuất nhập khẩu.

Tiếp đến, cả hai bên sẽ cùng ngồi xuống và cùng nhau đàm phán các nội dung, yêu cầu cần có trong giao dịch xuất nhập khẩu. Các thông tin quan trọng trong hợp đồng cần đàm phán sẽ bao gồm giá cả, hình thức thanh toán, quy định đóng gói hàng, phí dịch vụ, giao hàng,… Khi hai bên cùng đồng ý sẽ tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương.

Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, nếu kiện hàng thuộc danh mục phải xin giấy phép, thì chủ nguồn hàng sẽ phải làm việc với cơ quan để xin cấp giấy phép xuất khẩu theo quy định của pháp luật. Lúc này, doanh nghiệp sẽ tiến hành xin giấy phép dưới dạng xin một lần để sử dụng cho nhiều lần. Công đoạn xin giấy phép xuất khẩu rất quan trọng và mất thời gian nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng.

Bước 3: Đặt booking và lấy container rỗng

Nếu kiện hàng được bán theo điều kiện CIF, thì người thực hiện thủ tục xuất khẩu cần liên hệ với hãng tàu hoặc FWD để tìm được giá tốt nhất khi vận chuyển hàng hóa. Với những lô hàng được bán theo điều kiện FOB, thì doanh nghiệp không cần liên hệ hãng tàu mà người nhận hàng sẽ là người đặt tàu.

Để lấy container rỗng tại cảng, thì doanh nghiệp sau khi xuất CIF cần ra cảng để đổi lấy Booking confirmation, nhằm xác nhận với hãng tàu rằng nhà xuất khẩu đồng ý lấy container và seal. Nếu doanh nghiệp xuất bằng FOB, nhà xuất khẩu sẽ nhận được Transport confirmation để đổi lấy Booking và sau đó làm tương tự với CIF.

Bước 4: Chuẩn bị hàng và kiểm tra chất lượng hàng hóa

Sau khi khách hàng đồng ý với hóa đơn chiếu lệ, doanh nghiệp cần lên kế hoạch sản xuất, đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm như đã cam kết trong hợp đồng. Khi đã có Booking, doanh nghiệp cần lên kế hoạch lấy container để đóng hàng lần thứ 2 trước khi tiến hành niêm seal.

Bước 5: Đóng gói hàng, ký và kiểm tra mã hiệu chuyên chở (Shipping Mark)

• Đóng gói hàng hóa tại kho: Bộ phận xuất nhập khẩu cần phải phối hợp với bộ phận kỹ thuật, nhân viên tại nhà máy để đóng gói hàng hóa. Doanh nghiệp cần lưu ý cung cấp đầy đủ thông tin trên lô hàng theo yêu cầu của khách hàng về trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển, tên mặt hàng,…
• Đóng gói hàng tại cảng: Quy trình này khá tương đồng với việc đóng hàng tại kho. Tuy nhiên, công đoạn đóng hàng tại cảng đòi hỏi nhiều tài liệu, giấy tờ và thủ tục hơn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ mất thêm chi phí thuê nhân viên tại cảng để đóng hàng.

Bước 6: Làm Invoice – Packing List

Invoice là tên gọi thông dụng của Hóa đơn thương mại, là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động ngoại thương cũng như trong hồ sơ khai báo hải quan để tiến hành thanh toán, đóng thuế, khai hải quan. Khác với các loại hóa đơn thông thường trong nước, Invoice được lập theo form của người bán bao gồm đầy đủ các thông tin theo quy định.

Cùng với invoice, packing list là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động ngoại thương. Packing list còn được gọi là phiếu đóng gói/ bảng kê/ phiếu chi tiết hàng hóa, trên Packing list thể hiện rõ người bán đã bán những gì cho người mua, qua đó người mua có thể kiểm tra và đối chiếu lại xem có phù hợp với đơn đã đặt hay không. Thông thường, trên một packing list chỉ thể hiện số lượng hàng, phương thức đóng gói và không bao gồm trị giá lô hàng.

Bước 7: Nếu hàng hóa xuất theo điều kiện CIF hoặc CIP thì phải mua bảo hiểm hàng hóa

Phương thức vận chuyển hàng hóa nào cũng sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro không thể tránh khỏi. Do đó, việc mua bảo hiểm cho kiện hàng là việc làm vô cùng cần thiết để đề phòng những trường hợp không may có thể xảy ra đối với hàng hóa. Tùy thuộc vào giá trị hàng hóa mà hạn mức mua bảo hiểm sẽ có sự khác biệt. Với những mặt hàng thông thường, mức mua bảo hiểm sẽ là 2% trên tổng giá trị kiện hàng hóa. Đối với những lô hàng xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF thì không cần phải mua bảo hiểm.

Bước 8: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Việc kiểm tra chuyên ngành vô cùng cùng quan trọng bởi nó liên quan trực tiếp đến kết quả thông quan đối với hàng hoá xuất nhập khẩu. Kiểm tra chuyên ngành với hàng hóa xuất nhập khẩu là hoạt động kiểm tra thực tế các mẫu hàng hoá của các doanh nghiệp cần xuất nhập khẩu có đáp ứng các tiêu chuẩn về hình thức, yêu cầu về kỹ thuật chuyên ngành.

Tuỳ thuộc vào từng đối tượng hàng hoá sẽ có một danh mục các hồ sơ cần thiết. Sau đó, nộp hồ sơ cho cơ quan trực tiếp quản lý để tiến hành kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa xuất khẩu bao gồm bản đăng ký, hợp đồng mua bán, danh mục hàng hóa và các tài liệu liên quan.

Bước 9: Khai báo hải quan

Tiếp đến trong quy trình xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành thủ tục hải quan để xuất khẩu hàng hóa một cách hợp pháp, công đoạn này bao gồm các bước sau đây:

• Chuẩn bị hồ sơ để mở tờ khai hải quan.
• Dựa theo những thông tin được cung cấp, đăng ký viên sẽ mở tờ khai để nhập liệu thông tin và trình cho lãnh đạo hải quan ký để thông quan lô hàng. Theo đó, nếu kiện hàng không có bất kỳ vấn đề nào sẽ được vào luồng xanh, nếu lô hàng thuộc diện cần kiểm tra thì có thể vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.
• Đóng phí để làm các thủ tục hải quan.
• Lấy tờ khai từ bộ phận hải quan.
• Trình tờ khai đã hoàn thiện để nhân viên cảng kiểm tra container và seal. Sau đó, container sẽ được hệ thống cảng tiếp nhận.
• Khi container được cảng tiếp nhận sẽ được vào sổ tàu, lúc này nhân viên giao nhận sẽ phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container.
• Sau khi lô hàng đã được giao cho khách, thì nhân viên giao nhận cần phải làm thực xuất cho lô hàng với các giấy tờ sau:
  • 01 bản chính, 01 bản sao Tờ khai hải quan
  • 01 bản chính Commercial Invoice
  • Vận đơn đường biển hay còn gọi là Bill tàu

Bước 10: Làm VGM và SI gửi hãng làm Bill

Một trong những thuật ngữ quen thuộc trong xuất nhập khẩu và liên quan trực tiếp đến giao nhận hàng hóa và được quy định rõ ràng, đó chính là SI, VGM.

SI: (Shipping Instruction) được hiểu là các thông tin cung cấp hướng dẫn, cách thức vận chuyển của nhà xuất khẩu cho công ty giao nhận vận tải fowarder để quá trình thực hiện vận chuyển diễn ra đúng theo yêu cầu của người xuất khẩu

VGM: (Verified Gross Mass) được biết là phiếu xác nhận tổng khối lượng (Gross Weight) của container hàng vận chuyển quốc tế

Mục đích của nó là để kiểm soát tình trạng quá tải của container trong vận tải biển, khi khai báo tải trọng, xếp dỡ và tính toán tải trọng, vị trí xếp hàng bị sai, sẽ dẫn tới hâu quả nghiêm trọng cho con người, tàu và hàng hóa.

Bước 11: Thanh toán các loại phí (nếu có)

Khi xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp phải nộp thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (nếu có), thuế bảo vệ môi trường (nếu có), thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và các loại thuế bổ sung khác (thuế chống bán phá giá, thuế chống trợ cấp, thuế tự vệ) (nếu có).

Bước 12: Giao hàng lên phương tiện chuyên chở

Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu, chủ hàng tiến hành giao hàng tại cảng của nước nhập khẩu. Tại đây, đại lý của bên chuyên chở sẽ liên hệ và phối hợp với người nhập khẩu để làm các thủ tục liên quan đến thuế và hải quan tại cảng hoặc sân bay để làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng.

Bước 13: Nhận kết quả kiểm tra chuyên ngành

Sau khi Xem xét đủ tiêu chuẩn xuất khẩu hay không, nếu đạt tiêu chuẩn kiểm tra chuyên ngành, cơ quan thẩm quyền sẽ xác nhận để đơn vị làm thủ tục hải quan cho sản phẩm, hàng hóa lưu thông. Trong trường hợp hàng hóa không đạt, sẽ được báo cáo tới cơ quan thẩm quyền nhà nước cấp cao và thông báo cho hải quan cũng như đơn vị làm thủ tục để giải quyết.

Bước 14: Làm Certificate Origin C/O

Ðối với các đơn vị lần đầu xin CO, cần phải lập và nộp thêm Hồ sơ đơn vị CO (Thương nhân, Tổ chức, Cá nhân; Danh mục cơ sở sản xuất; Đăng ký đại diện liên hệ, ký trên chứng từ hồ sơ CO và mẫu dấu, chữ ký). Các thay đổi trong quá trình hoạt động phải thông báo kịp thời để lưu bổ sung vào hồ sơ.

Sau khi nộp các giấy tờ trên cho VCCI, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ Bộ Hồ sơ xin cấp C/O như: Đơn xin cấp C/O, mẫu C/O, Commercial Invoice, tờ khai Hải quan hàng xuất khẩu, Packing List, Bill of Lading, tờ khai Hải quan hàng nhập, bảng giải trình Quy trình sản xuất và các giấy tờ khác…

Bước 15: Tổng hợp chứng từ gửi cho nhà nhập khẩu

Gửi hồ sơ gồm các chứng từ gốc giống như cam kết trong hợp đồng đã ký. Đồng thời, hồ sơ cũng nên được scan và gửi qua email để đối tác nhận thông tin. Từ đó, chuẩn bị các khâu trong quy trình nhập khẩu hàng vào nước họ.

Những lưu ý trong quy trình xuất khẩu hàng hóa quốc tế

Khi thực hiện sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa, có một số lưu ý mà bạn nên lưu tâm để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và thành công. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

• Nghiên cứu thị trường đích: Trước khi xuất khẩu hàng hóa, hãy nghiên cứu kỹ về thị trường mục tiêu mà bạn muốn tiếp cận. Điều này bao gồm hiểu về nhu cầu, thị trường cạnh tranh, quy định và chính sách thương mại của quốc gia đó. Bằng cách hiểu rõ thị trường, bạn có thể tạo ra chiến lược phù hợp để tăng cường khả năng cạnh tranh.
• Đảm bảo tuân thủ quy định xuất khẩu: Hãy làm việc chặt chẽ với các cơ quan quản lý và tổ chức liên quan để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định và luật pháp liên quan đến xuất khẩu hàng hóa. Điều này bao gồm việc thực hiện các thủ tục xuất khẩu, xử lý tài liệu và giấy tờ cần thiết, và đảm bảo rằng hàng hóa của bạn tuân thủ các yêu cầu về an toàn và chất lượng.
• Xác định phương thức vận chuyển phù hợp: Chọn phương thức vận chuyển phù hợp với loại hàng hóa và thị trường đích. Có nhiều phương thức vận chuyển như đường biển, đường hàng không và đường bộ. Hãy xem xét các yếu tố như thời gian, chi phí, khả năng bảo quản hàng hóa và yêu cầu của khách hàng để đưa ra quyết định chính xác.
• Quản lý rủi ro và bảo hiểm: Đối với quá trình xuất khẩu, rủi ro có thể xảy ra, bao gồm mất mát, hư hỏng hoặc chậm trễ vận chuyển. Hãy xem xét việc mua bảo hiểm hàng hoá để bảo vệ tài sản và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn.
• Xây dựng mối quan hệ đối tác tin cậy: Tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ với các đối tác đáng tin cậy, bao gồm nhà sản xuất, nhà cung cấp, đại lý vận chuyển và đại lý mua hàng. Mối quan hệ đối tác lâu dài và tin cậy có thể mang lại lợi ích về giá trị, chất lượng, hỗ trợ và tiếp cận thị trường một cách tốt hơn.
• Quản lý tài chính: Xuất khẩu hàng hóa có thể đòi hỏi đầu tư tài chính lớn. Hãy xác định các nguồn tài chính có sẵn để hỗ trợ quá trình xuất khẩu, bao gồm tiền mặt, vốn tự có, vay vốn và các chính sách hỗ trợ tài chính từ chính phủ hoặc tổ chức tài trợ.
• Chú trọng quản lý hợp đồng và văn bản pháp lý: Khi thực hiện giao dịch xuất khẩu, hãy lưu ý đến quản lý hợp đồng và văn bản pháp lý. Đảm bảo rằng các hợp đồng mua bán và các thỏa thuận khác được lập thành văn bản rõ ràng, đầy đủ và pháp lý để tránh tranh chấp và hiểu lầm trong quá trình xuất khẩu.
• Theo dõi và đánh giá: Thực hiện theo dõi và đánh giá quá trình xuất khẩu hàng hóa để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng, đạt được mục tiêu kinh doanh và cải thiện quy trình. Điều này bao gồm việc đo lường hiệu suất, thu thập phản hồi từ khách hàng và thực hiện các biện pháp cải tiến liên tục.

Dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa uy tín tại Sky Group Logistics

Xuất khẩu hàng hoá là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị và kiến thức về quy định quốc tế. Qua các bước trên, bạn có thể xác định và thực hiện Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa một cách hiệu quả. Tuy nhiên, để việc xuất khẩu hàng hoá được thuận lợi nhất, bạn nên tìm hiểu kỹ về quy định và thị trường của quốc gia dự định nhập khẩu, đồng thời tìm kiếm sự hỗ trợ từ công ty chuyên về xuất khẩu hàng hoá uy tín như Sky Group Logistics. Chúng tôi là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng quốc tế, với nhiều năm kinh nghiệm và uy tín trên thị trường.